ПОРЯДОК організації та проведення особистого прийому громадян у Привільненській сільській раді
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого комітету
Привільненської сільської ради
від 27.12.2024 №207
ПОРЯДОК
організації та проведення особистого прийому громадян
у Привільненській сільській раді
І. Загальні положення
1.1. Цей Порядок регулює питання проведення особистого прийому громадян сільським головою, заступником голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарем ради та старостами старостинських округів.
1.2. Особистий прийом громадян здійснюється з метою реалізації громадянами їхнього конституційного права на звернення та оперативного вирішення питань, що належать до компетенції місцевого самоврядування.
1.3. Посадові особи Привільненської сільської ради під час прийому керуються Конституцією України, законами України «Про звернення громадян», «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про статус депутатів місцевих рад» та Указами Президента України щодо забезпечення прав громадян на звернення.
ІІ. Графік прийому та місце проведення прийому
2.1. Особистий прийом громадян сільським головою, заступником голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарем ради та старостами старостинських округів проводиться у визначені дні та години згідно з графіком, що затверджується виконавчим комітетом сільської ради на календарний рік.
2.2. Для забезпечення максимальної поінформованості жителів громади:
- графік розміщується на офіційному вебсайті Привільненської сільської ради і дублюється на інформаційному стенді у фоє адміністративної будівлі сільської ради (с. Привільне, вул. Грушевського, 2);
- інформація про прийом у старостинських округах додатково розміщується на дошках оголошень у відповідних населених пунктах.
2.3. У разі оголошення сигналу «Повітряна тривога» або інших надзвичайних ситуацій, прийом негайно призупиняється. Посадова особа зобов’язана перервати розмову, а відвідувачам пропонується негайно пройти в найближче сертифіковане укриття.
2.4. Прийом поновлюється протягом 15 хвилин після сигналу «Відбій повітряної тривоги», за умови, що це відбувається в межах робочого часу.
2.5. Якщо тривога триває понад дві години або закінчується після завершення робочого дня, прийом переноситься на інший час, про що заявника повідомляють у телефонному режимі.
2.6. З метою наближення послуг до жителів віддалених населених пунктів, графіком можуть бути передбачені виїзні прийоми керівництва громади безпосередньо у старостинських округах.
2.7. З метою забезпечення безбар’єрності Привільненська сільська рада забезпечує безперешкодний доступ до особистого прийому для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення:
- для виклику відповідального працівника з метою отримання допомоги при вході до приміщення сільської ради (с. Привільне, вул. Грушевського, 2) встановлено кнопку виклику персоналу;
- у разі неможливості громадянина через стан здоров’я або фізичні обмеження потрапити безпосередньо до кабінету посадової особи, прийом проводиться у холі на першому поверсі у найбільш доступному для відвідувача приміщенні будівлі – ЦПАПі або Центрі КіД;
- за потреби, відповідальна особа надає супровід та необхідну технічну допомогу громадянину під час перебування у приміщенні ради.
2.8. У разі відрядження, хвороби або інших поважних причин, що унеможливлюють прийом посадовою особою, відповідальна особа (секретар сільської ради) повинна заздалегідь (за можливості — за добу) попередити записаних громадян та запропонувати перенесення зустрічі або прийом іншою уповноваженою особою.
ІІІ. Попередній запис та підготовка до прийому
3.1. Попередній запис громадян на особистий прийом проводиться відповідальною особою (діловодом сільської ради). Запис розпочинається за 10 робочих днів та припиняється за 2 робочих дні до визначеної графіком дати прийому.
3.2. Під час запису відповідальна особа фіксує в журналі (або електронній системі):
- прізвище, ім’я, по батькові заявника;
- місце проживання (адресу реєстрації або фактичного проживання);
- контактний номер телефону (за згодою) для оперативного зв'язку;
- короткий зміст питання, яке порушується, та наявність попередніх звернень з цього приводу;
- перелік документів або матеріалів, які громадянин планує надати під час прийому.
3.3. Під час запису громадянин надає згоду на обробку своїх персональних даних згідно із Законом України «Про захист персональних даних».
3.4. Забороняється з’ясовувати дані про особу громадянина (релігійні переконання, політичні погляди, стан здоров’я тощо), які не стосуються суті його звернення.
3.5. Підстави для відмови у записі:
- питання, з яким звертається громадянин, не належить до компетенції сільської ради. У такому разі надається роз’яснення, до якого органу слід звернутися;
- звернення від тієї самої особи з того самого питання, яке вже було розглянуто і по якому прийнято рішення в установленому порядку;
- звернення з приводу оскарження судового рішення.
3.5. З метою забезпечення якісного та результативного прийому, відповідальна особа не пізніше ніж за 1 робочий день до прийому передає посадовій особі список зареєстрованих громадян разом із підготовленими матеріалами.
3.6. Відповідні структурні підрозділи ради зобов’язані на запит відповідальної особи надати довідки, акти обстежень, копії рішень виконкому чи сесії та інші документи, необхідні для об’єктивного розгляду питання.
3.7. Попередній запис може здійснюватися як при особистому візиті громадянина, так і за допомогою засобів телефонного зв’язку або через офіційну електронну пошту сільської ради із зазначенням усіх необхідних даних, визначених у п. 3.2.
ІV. Проведення прийому
4.1. Прийом розпочинається з пред’явлення громадянином документа, що посвідчує його особу (паспорт громадянина України, закордонний паспорт, посвідчення водія або цифровий документ у застосунку «Дія»).
У разі звернення в інтересах інших осіб, представник повинен пред’явити документ, що підтверджує його повноваження (довіреність, посвідчення опікуна тощо).
4.2. Посадова особа, яка здійснює прийом, зобов’язана:
- забезпечити уважне та доброзичливе ставлення до відвідувача;
- вислухати суть питання, ознайомитися з наданими документами;
- розглянути питання по суті та, за можливості, надати обґрунтоване роз’яснення безпосередньо під час прийому;
- у разі потреби — доручити відповідним структурним підрозділам вивчити проблему, провести виїзну перевірку (комісійне обстеження) та вжити заходів у встановлені законом терміни.
4.3. Якщо порушене громадянином питання не належить до компетенції Привільненської сільської ради, посадова особа:
- надає роз’яснення, до якого саме органу державної влади, установи чи організації слід звернутися за вирішенням;
- за можливості надає контактну інформацію (адресу, телефон) відповідної установи.
4.4. Якщо громадянин подає письмову заяву безпосередньо на прийомі, вона реєструється як офіційне звернення, про що заявнику повідомляється вхідний номер.
4.5. Громадянин має право бути присутнім на прийомі разом зі своїм представником (юристом, адвокатом, родичем), якщо це не заважає розгляду питання та не порушує прав інших осіб.
Присутність сторонніх осіб, які не мають відношення до суті звернення, допускається лише за згоди заявника та посадової особи.
4.6. Посадова особа має право припинити прийом, якщо громадянин поводиться агресивно, використовує нецензурну лексику, висловлює погрози або перебуває у стані алкогольного/наркотичного сп'яніння. У такому разі може бути викликано працівників поліції або складено відповідний акт.
4.7.Під час прийому не допускається розголошення відомостей про особисте життя громадянина без його згоди або іншої інформації, що охороняється законом.
V. Розгляд письмових звернень, поданих під час прийому
5.1. Якщо розв'язання питання безпосередньо на особистому прийомі неможливе через його складність або необхідність додаткового вивчення, громадянин подає письмове звернення. Воно реєструється у день прийому як офіційний документ відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян» та інструкції з діловодства Привільненської сільської ради.
5.2. Відповідь на таке звернення надається у письмовій формі за підписом посадової особи, яка здійснювала прийом (або особи, що її заміщує), у такі терміни:
- невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня отримання — для питань, які не потребують додаткового вивчення та перевірок;
- не пізніше 30 днів (одного місяця) — загальний термін розгляду звернень;
- до 45 днів — у виняткових випадках, коли для вирішення питання необхідно провести спеціальну перевірку, отримати дані з інших відомств або виїхати комісією на місце. Про продовження терміну громадянина обов'язково повідомляють письмово.
5.3. Вимоги до письмової відповіді:
- відповідь має бути вичерпною, обґрунтованою та базуватися на нормах чинного законодавства;
- у разі повної або часткової відмови у задоволенні вимог, у відповіді обов’язково вказуються причини відмови та роз’яснюється порядок оскарження прийнятого рішення.
5.4. На кожному зверненні, поданому під час прийому, посадова особа накладає резолюцію із зазначенням конкретного виконавця та терміну звітування.
Відповідальна особа (спеціаліст з діловодства) здійснює моніторинг дотримання термінів. Звернення знімається з контролю лише після того, як питання вирішено по суті або заявнику надано повну відповідь.
5.5. Звернення осіб з інвалідністю внаслідок війни, учасників бойових дій та інших категорій, що мають законодавчі пільги, розглядаються першочергово та перебувають під особистим контролем сільського голови.
5.6. Копія письмової відповіді разом із матеріалами перевірки та самою заявою зберігається у справі відділу (канцелярії) згідно з номенклатурою справ сільської ради.
VІ. Відповідальність та контроль
6.1. Посадові особи Привільненської сільської ради несуть персональну відповідальність згідно з чинним законодавством за недотримання затвердженого графіка прийому, безпідставну відмову у записі чи прийомі, а також за порушення встановлених термінів розгляду звернень.
6.2. Порушення посадовими особами вимог цього Порядку, а також Закону України «Про звернення громадян», тягне за собою дисциплінарну відповідальність (зауваження, догана), а у випадках, передбачених законом — адміністративну відповідальність.
6.3. Контроль за дотриманням цього Порядку, організацією прийому та станом діловодства за зверненнями громадян здійснює безпосередньо сільський голова.
6.4. Спеціаліст, відповідальний за роботу зі зверненнями, щоквартально готує аналітичну довідку про кількість осіб, прийнятих на особистому прийомі, та характер порушених ними питань. Результати аналізу розглядаються на засіданнях виконавчого комітету для вжиття заходів щодо усунення причин, що породжують скарги громадян.
6.5. З метою покращення якості обслуговування, після завершення прийому громадянину може бути запропоновано заповнити коротку анкету (або надати усний відгук) щодо рівня задоволеності проведенням прийому.
6.6. Інформація про стан роботи зі зверненнями громадян на особистому прийомі включається до річного звіту сільського голови перед громадою.
Сільський голова Юрій МОМОТЮК
